Politique de confidentialité et de protection des renseignements personnels

1Notre engagement envers votre vie privée

Chez ULink, la confiance ne concerne pas seulement le transport d'un colis. Elle concerne aussi la façon dont nous traitons les informations que vous nous confiez.

ULink met en relation des personnes qui souhaitent envoyer des colis avec des voyageurs qui se rendent vers une destination compatible. Pour que ce service fonctionne de manière sécurisée, transparente et responsable, nous devons recueillir et utiliser certaines informations personnelles.

Nous voulons le faire de façon claire et raisonnable.

Cette politique explique quelles informations peuvent être recueillies lorsque vous utilisez ULink, pourquoi nous en avons besoin, comment elles peuvent être utilisées ou partagées, combien de temps elles peuvent être conservées et quels choix vous pouvez exercer concernant vos renseignements personnels.

Notre objectif est simple : recueillir ce qui est raisonnablement nécessaire au fonctionnement de ULink, protéger ces informations et éviter de les utiliser d'une manière incompatible avec les raisons pour lesquelles elles ont été obtenues.

2Qui exploite ULink ?

ULink est un service exploité par UEMPIRE Inc., B-1295 Notting Hill Avenue, Ottawa, Ontario K1V 6T5, Canada.

Courriel général : ulink@uempire.ca — Téléphone : +1 514 974 1747.

Pour les questions concernant la protection des renseignements personnels : Responsable de la protection des renseignements personnels, UEMPIRE Inc., B-1295 Notting Hill Avenue, Ottawa, Ontario K1V 6T5, Canada.

Courriel : privacy@uempire.ca — Téléphone : +1 514 974 1747.

3À qui cette politique s'applique-t-elle ?

Cette politique s'applique aux personnes qui utilisent ou interagissent avec les services ULink, notamment les expéditeurs, voyageurs, destinataires lorsqu'ils participent au parcours, utilisateurs Business, Relay et autres utilisateurs autorisés de la plateforme.

Elle s'applique également aux personnes qui communiquent avec notre service de soutien ou utilisent nos applications mobiles, nos interfaces Web ou d'autres services ULink auxquels cette politique est associée.

Certaines fonctionnalités peuvent être soumises à des renseignements ou avis supplémentaires lorsqu'un traitement particulier l'exige.

4Les informations que nous pouvons recueillir

Les informations recueillies dépendent de la façon dont vous utilisez ULink.

Informations de compte — Nous pouvons recueillir les renseignements nécessaires à la création et à la gestion de votre compte, par exemple votre nom, vos coordonnées, votre langue, votre pays ou région et certaines préférences de compte. Une photo de profil peut également être ajoutée lorsque cette fonctionnalité est disponible.

Informations de connexion et de sécurité — Nous pouvons traiter les informations nécessaires à l'authentification, à la protection de votre compte, à la détection des activités inhabituelles et à la prévention des accès non autorisés. Les mots de passe et autres secrets d'authentification doivent être protégés selon les mécanismes de sécurité utilisés par la plateforme et ne doivent pas être exposés dans les interfaces ordinaires de ULink.

Vérification d'identité et KYC — Certaines fonctionnalités peuvent nécessiter une vérification d'identité. Selon le parcours concerné et le fournisseur de vérification utilisé, cette procédure peut impliquer des informations ou documents permettant de vérifier votre identité. ULink cherche à limiter l'accès à ces informations aux personnes, systèmes ou fournisseurs qui en ont réellement besoin. La réalisation d'une vérification d'identité ne signifie pas, à elle seule, qu'une personne est approuvée pour tous les rôles ou toutes les actions sur ULink.

Informations relatives aux entreprises et KYB — Pour les comptes ou fonctionnalités Business, nous pouvons recueillir des informations concernant une entreprise, son représentant, son statut ou d'autres renseignements nécessaires à la vérification et à la gestion du compte. La vérification d'une entreprise et la vérification d'identité d'une personne sont des processus distincts.

Informations relatives aux colis — Lorsque vous créez ou gérez une expédition, nous pouvons traiter des informations telles que la description du colis, sa catégorie, ses dimensions ou son poids, sa valeur déclarée, son origine, sa destination, les informations nécessaires concernant le destinataire et les déclarations ou instructions associées à l'expédition. Nous pouvons également conserver les événements nécessaires au suivi, à la chaîne de garde et à la résolution d'un problème.

Informations relatives aux voyages — Lorsqu'un voyageur déclare un trajet, nous pouvons traiter les informations nécessaires pour représenter ce trajet. Un voyage peut comprendre un ou plusieurs segments et utiliser différents moyens de transport, notamment l'avion, le train, l'autobus, une voiture privée ou de location, un traversier ou un autre mode pris en charge par ULink. Pour un voyage aérien, certaines informations publiques ou opérationnelles relatives au vol peuvent être utilisées afin de confirmer ou suivre le trajet, par exemple la compagnie aérienne, le numéro de vol, les aéroports, les horaires et le statut du vol. ULink n'a pas besoin d'un numéro de réservation privé, d'un code-barres de carte d'embarquement ou d'un suivi GPS privé du voyageur simplement pour assurer le suivi d'un vol.

Informations de localisation — Certaines fonctionnalités peuvent utiliser des informations de localisation lorsqu'elles sont nécessaires et lorsque les autorisations applicables ont été accordées. ULink ne doit pas transformer le suivi d'un trajet ou d'un colis en surveillance permanente du voyageur.

Messages et soutien — Lorsque vous communiquez avec d'autres participants dans les fonctionnalités prévues à cet effet ou avec le service de soutien ULink, nous pouvons traiter les messages et informations nécessaires au fonctionnement, à la sécurité et au traitement de la demande.

Paiements et transactions — Lorsque des fonctionnalités de paiement sont utilisées, certaines informations relatives à la transaction peuvent être traitées par ULink et par les fournisseurs de paiement concernés. ULink cherche à éviter de conserver des informations de paiement sensibles lorsqu'elles peuvent être traitées directement par un fournisseur spécialisé.

Informations techniques — Nous pouvons recueillir certaines informations techniques nécessaires au fonctionnement et à la sécurité du service, par exemple le type d'appareil, la version de l'application, des informations de diagnostic, des événements de sécurité, l'adresse IP ou d'autres données techniques raisonnablement nécessaires.

5Pourquoi utilisons-nous vos informations ?

Nous pouvons utiliser les renseignements personnels notamment pour :

• créer et gérer votre compte ;
• authentifier les utilisateurs ;
• fournir les fonctionnalités ULink ;
• mettre en relation les expéditeurs et les voyageurs ;
• présenter et gérer les offres ;
• organiser et suivre les expéditions ;
• représenter et vérifier les trajets ;
• faciliter la communication nécessaire entre les participants ;
• traiter les opérations de paiement autorisées ;
• répondre aux demandes de soutien ;
• effectuer les vérifications d'identité ou d'entreprise nécessaires ;
• prévenir la fraude, les abus et les accès non autorisés ;
• respecter nos obligations légales et réglementaires ;
• faire respecter les règles applicables à la plateforme ;
• diagnostiquer les problèmes techniques ;
• améliorer la fiabilité, l'accessibilité et la sécurité de ULink.

6Sur quelle base utilisons-nous vos informations ?

Selon la nature de l'information, votre lieu de résidence et la fonctionnalité utilisée, le traitement peut notamment être nécessaire pour fournir un service que vous avez demandé, respecter une obligation légale, protéger ULink et ses utilisateurs, poursuivre un intérêt légitime reconnu par la loi ou agir avec votre consentement lorsqu'il est requis.

Nous ne voulons pas présenter le consentement comme l'unique fondement de tous les traitements lorsque ce n'est pas le cas.

7Avec qui pouvons-nous partager certaines informations ?

Nous pouvons partager certaines informations uniquement lorsque cela est raisonnablement nécessaire. Cela peut notamment concerner :

• les autres participants à une transaction lorsque l'information leur est nécessaire ;
• les fournisseurs de paiement ;
• les fournisseurs de vérification d'identité ou d'entreprise ;
• les fournisseurs d'hébergement, de stockage, de communication, de sécurité ou d'infrastructure ;
• les fournisseurs de données de voyage ou de suivi lorsque ces services sont utilisés ;
• les conseillers professionnels lorsque cela est nécessaire ;
• les autorités compétentes lorsque la loi l'exige ou lorsque nous devons répondre à une demande légalement valable.

8Nous ne faisons pas commerce de vos renseignements personnels

ULink n'a pas pour objectif de vendre les renseignements personnels de ses utilisateurs comme un produit.

Si nos pratiques devaient évoluer de manière importante, nous mettrions à jour les informations fournies aux utilisateurs et appliquerions les exigences légales correspondantes.

9Transferts internationaux

ULink est conçu pour faciliter des activités qui peuvent être internationales.

Certains fournisseurs ou systèmes utilisés pour fournir le service peuvent traiter des informations dans d'autres pays.

Lorsque des renseignements personnels sont transférés ou traités à l'extérieur de votre territoire, ils peuvent être soumis aux lois applicables dans le pays où ils sont traités.

Nous cherchons à utiliser des mesures appropriées pour protéger les renseignements personnels dans le cadre de ces traitements.

10Combien de temps conservons-nous vos informations ?

Nous ne cherchons pas à conserver toutes les informations indéfiniment. La durée de conservation dépend notamment :

• de la nature de l'information ;
• de la durée de votre relation avec ULink ;
• des besoins opérationnels ;
• des exigences de sécurité ;
• des obligations comptables, fiscales, réglementaires ou légales ;
• de la nécessité de gérer une réclamation, une fraude, un litige ou une enquête.

11Comment protégeons-nous vos informations ?

Nous utilisons des mesures techniques et organisationnelles destinées à protéger les informations contre les accès, utilisations, modifications, divulgations ou destructions non autorisés.

Ces mesures peuvent notamment inclure des contrôles d'accès, des mécanismes d'authentification, des protections des communications, des journaux de sécurité, une séparation des responsabilités et des contrôles limitant l'accès aux données sensibles.

Aucun système informatique ne peut garantir un risque nul. Nous cherchons donc à combiner prévention, détection, limitation des accès et capacité de réaction.

12Que faisons-nous en cas d'incident ?

Si nous découvrons un incident de sécurité impliquant des renseignements personnels, nous cherchons à évaluer sa nature, son étendue et ses conséquences, à limiter le problème et à prendre les mesures appropriées.

Lorsque la loi exige une notification aux personnes concernées ou aux autorités compétentes, nous suivons les exigences applicables.

13Vos droits

Selon les lois qui s'appliquent à votre situation, vous pouvez disposer de certains droits concernant vos renseignements personnels.

Ils peuvent notamment comprendre le droit de demander l'accès à certaines informations, de demander leur correction ou, dans certaines circonstances, leur suppression.

D'autres droits peuvent s'appliquer selon votre territoire et le traitement concerné.

Pour exercer un droit ou poser une question, vous pouvez communiquer avec privacy@uempire.ca.

Nous pouvons devoir vérifier votre identité avant de traiter certaines demandes.

14Retirer votre consentement

Lorsque nous utilisons votre consentement comme fondement d'un traitement, vous pouvez avoir le droit de le retirer.

Le retrait du consentement ne rend pas nécessairement illégales les utilisations déjà effectuées et ne supprime pas les obligations que ULink doit respecter indépendamment du consentement.

Certaines fonctionnalités peuvent ne plus être disponibles si les informations nécessaires à leur fonctionnement ne peuvent plus être utilisées.

15Fermer ou supprimer votre compte

Vous pouvez demander la fermeture ou, lorsque cela est applicable, la suppression de votre compte.

La fermeture d'un compte ne signifie pas nécessairement que chaque information peut être supprimée immédiatement.

Certaines données peuvent devoir être conservées pendant une période appropriée pour des raisons légales, réglementaires, comptables, de sécurité, de prévention de la fraude ou de règlement des différends.

16Informations concernant les destinataires

Une personne qui expédie un colis peut fournir certaines informations concernant le destinataire afin que l'expédition puisse être réalisée.

L'expéditeur doit s'assurer qu'il est autorisé à fournir les informations nécessaires et qu'elles sont exactes.

ULink cherche à limiter leur utilisation au fonctionnement de l'expédition, à la sécurité, au soutien et aux obligations applicables.

17Mineurs

ULink n'est pas destiné à permettre à des mineurs d'assumer des rôles ou responsabilités qui exigent légalement la majorité.

Lorsque l'utilisation d'une fonctionnalité est soumise à un âge minimum, ULink peut prendre des mesures raisonnables pour faire respecter cette exigence.

18Décisions et systèmes automatisés

ULink peut utiliser des systèmes automatisés pour contribuer au fonctionnement, à la sécurité, à la détection d'anomalies ou à l'organisation du service.

Nous ne voulons pas présenter une décision automatisée comme une garantie sur la fiabilité ou le comportement futur d'une personne.

Une photo de profil ne doit notamment pas être utilisée pour déduire automatiquement la fiabilité, l'origine, la santé, la religion, le comportement criminel ou d'autres caractéristiques sensibles d'une personne.

19Communications de ULink

Nous pouvons vous envoyer des communications nécessaires au fonctionnement de votre compte ou de vos transactions, par exemple des notifications de sécurité, de suivi, de réservation, de support ou de modification importante du service.

Les communications promotionnelles, lorsqu'elles existent, doivent respecter les préférences disponibles et les exigences applicables.

20Cookies et technologies similaires

Les interfaces Web de ULink peuvent utiliser des cookies ou technologies similaires nécessaires à l'authentification, à la sécurité, aux préférences, au fonctionnement ou à la mesure raisonnable de la performance.

Lorsque la loi exige un choix particulier pour certaines technologies non essentielles, nous cherchons à fournir les mécanismes appropriés.

21Services externes

Certaines fonctionnalités ULink peuvent dépendre de services fournis par des tiers.

Ces fournisseurs peuvent traiter certaines informations selon leurs propres obligations et conditions.

ULink cherche à limiter les données transmises à ce qui est nécessaire au service concerné et à sélectionner des fournisseurs adaptés à la nature du traitement.

22Évolution de cette politique

ULink continuera d'évoluer.

Nous pouvons mettre cette politique à jour lorsque nos fonctionnalités, nos pratiques ou les exigences applicables changent.

Lorsque les modifications sont importantes, nous pouvons utiliser des moyens appropriés pour attirer l'attention des utilisateurs sur la nouvelle version.

La date de dernière mise à jour affichée au début du document permet d'identifier la version publiée.

23Langues

Cette politique peut être proposée dans plusieurs langues afin de rendre l'information plus accessible.

Lorsqu'une traduction est fournie, nous cherchons à préserver le sens de la version de référence.

Les versions traduites ne doivent pas être présentées comme ayant fait l'objet d'une validation juridique indépendante si cette validation n'a pas réellement eu lieu.

24Une question ou une préoccupation ?

Pour toute question générale concernant ULink : ulink@uempire.ca.

Pour une question concernant la protection des renseignements personnels : privacy@uempire.ca.

Téléphone : +1 514 974 1747.

Adresse : UEMPIRE Inc., B-1295 Notting Hill Avenue, Ottawa, Ontario K1V 6T5, Canada.

25Notre approche

Nous voulons que la protection de la vie privée fasse partie de la conception de ULink et ne soit pas simplement un texte ajouté après le développement du produit.

Cela signifie notamment chercher à comprendre pourquoi une information est nécessaire avant de la recueillir, limiter son utilisation, réduire les accès inutiles, expliquer de façon compréhensible les pratiques importantes et améliorer continuellement la sécurité du service.

La confiance entre un expéditeur et un voyageur commence par la transparence. La confiance entre ULink et ses utilisateurs doit reposer sur le même principe.